Nopea 1-3 vrk

Vastuullinen

Toimitus 0€ yli 49 euron tilauksiin*

Oma tili

Tietosuojaseloste

POHJOLAN VERKKOAPTEEKIN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1 Rekisterinpitäjä

Rekisterin rekisterinpitäjä on Pohjolan Verkkoapteekki (3209021-5)

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on: Hanna Halonen, apteekkari

POHJOLAN VERKKOAPTEEKKI

Osoite: Vanhatie 49, 86600 Haapavesi
Puhelin: 08 452 344
Sähköposti: hanna.halonen@apteekit.net

2 Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Pohjolan verkkoapteekin asiakasrekisteri.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käytetään asiakkuuden ylläpitämiseen ja siihen liittyen seuraaviin käyttötarkoituksiin:

- tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin

- saatavuustietokyselyiden lähettämiseen

- apteekin toiminnan, asiakaspalvelun ja palveluiden kehittämiseen asiakaskokemuksen parantamiseen

- analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin

- kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen väärinkäytösten estämiseen

Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

4 Käsittelyn oikeusperusteet

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin verkkopalvelun järjestäminen asiakkaille. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan erityislainsäädäntöön. Tietoja käsitellään asiakkaan ja apteekin väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan nimenomaiseen erilliseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat myös seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

5 Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Verkkokaupan asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

- etunimi ja sukunimi

- syntymäpäivä

- henkilötunnus

- osoitetiedot

- sähköpostiosoite

- puhelinnumero

- palveluun tunnistautuneena tehtyjen tilausten tilaushistoria (mm. tuotetiedot, tilausten statukset, lähetetyt sähköpostiviestit, tilausta koskevien maksujen viitetiedot, valitut toimitustavat ja –paikat, IP-osoite)

- tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessa verkkoapteekista

- tieto asiakastilille sisään kirjautuneena annetuista tuotearvosteluista (tuotearvosteluiden jättäminen on mahdollista myös nimimerkillä, jolloin nimimerkki tallentuu asiakastilille)

- tuotteita koskeva toivelista

- tieto siitä, milloin asiakastili on luotu, milloin viimeisin sisäänkirjautuminen asiakastilille on tapahtunut ja onko käyttäjätili lukittu

- verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot

- kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen pääasiallinen lähde on asiakas itse.

Tämän lisäksi apteekki saa reseptilääkkeen oston yhteydessä tietoja yhteistyökumppaneilta, esimerkiksi Kelalta (suorakorvaustietojen kyselypalvelusta lääkekorvaus- ja toimeentulotuen maksusitoumustiedot sekä Reseptikeskuksesta sähköisten lääkemääräysten tiedot) ja Digi- ja väestövirastolta Suomi.fi -tunnistustietoja (vahvan sähköisen tunnistautumisen tiedot, sekä puolesta asioinnin yhteydessä valtuutuskysely).

Lääkelakiin perustuen pääasiallisesti keskushermostoon vaikuttavien reseptilääkkeiden ostajilta tarkistetaan mahdollisen apteekkisopimuksen voimassaolo Suomen Apteekkariliiton ylläpitämästä apteekkisopimusjärjestelmästä.

Maksupalvelujen tarjoaja kertoo verkkokaupalle maksutapahtuman onnistumisesta tai epäonnistumisesta.

Vilkas Group Oy, verkkokauppa-alustan tekninen ylläpito.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, jotta apteekki voi täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Joillakin tiedoista on pidempi säilytysaika johtuen lainsäädännössä määriteltyjen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa, lääkemyyntiä tai kuluttajakauppaa koskevien vaatimusten toteuttamisesta ja täyttämisestä.

Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidemmän säilytysajan riippumatta siitä, onko aineistossa mukana henkilötietoja vai ei. Lääkelaki ja Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean määräykset edellyttävät lääkemyynti- ja toimitustietojen pidempiaikaista säilyttämistä. Esimerkiksi kalenterivuosittain säilytettävää luetteloa lääkemääräyksistä (reseptipäiväkirja) säilytetään viiden (5) vuoden ajan. Tietoa Suomi.fi -palvelun kautta tehdystä kirjautumisesta tai tunnistautumisesta säilytetään viisi (5) vuotta. Kuluttajakauppaa koskevat vastuut (esim. takuu) saattaa edellyttää pidempää säilytysaikaa.

Apteekki säilyttää kaikkia asiakas- ja ostotietoja enintään 24 kuukauden ajan ostotapahtumasta, ellei apteekilla ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja pidempään. Tilauksen reseptilääkerivejä säilytetään verkkokaupassa yksi (1) viikko tilauksen loppuun viennistä eteenpäin.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

8 Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Verkkokaupan asiakkaan tietoja välitetään mm. seuraaville kolmansille osapuolille, joiden kanssa tietosuojan toteutuminen on varmistettu mm. kirjallisin sopimuksin:

Osapuolet

Apteekin asiakasrekisteri

Apteekin lääkemääräysrekisteri (reseptipäiväkirja)

Kelan ylläpitämä Reseptikeskus

Kela (lääkekorvaustietojen ylläpitämistä varten)

Kela (jos maksaja) Sosiaalitoimi (jos maksaja)

Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan vakuutusyhtiön maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot

Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan työpaikkakassan maksamien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot

Asiakkaan suostumuksesta kanta- asiakkaiden tiedot

Asiakkaan suostumuksesta asiakkaan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Verkkoapteekin oston toimituksen yhteydessä nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Verkkoapteekin oston yhteydessä maksutiedot, laskutustiedot

Verkkokaupan käyttäjästä anonymisoitu tieto mm. sivuston käytöstä

Asiakastietojen markkinointiautomatisointi, hallinta ja analytiikka

Maksava vakuutusyhtiö

Maksava työpaikkakassa

Apteekin kanta-asiakasrekisteri

Sähköposti-, puhelinmarkkinointikumppani

Logistiikkakumppani (jos kuljetustapa muu kuin nouto apteekista)

Maksunvälittäjä

Verkkokauppa-alustan toimittajan Vilkas Group Oy:n henkilökunnalle voidaan myöntää apteekin henkilökunnan toimesta pääsy verkkokaupan tietoihin huoltotarkoituksissa.

Reseptin toimituksen yhteydessä luovutettavia tietoja ovat asiakkaalle reseptillä toimitettavien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot. Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan toimeentulotuen maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot. Tietoja luovutetaan vain siinä laajuudessa ja niille osapuolille kuin se on välttämätöntä tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen. Näitä tietoja ei luovuteta esimerkiksi sähköposti-, puhelinmarkkinointikumppanille, logistiikkakumppanille tai maksunvälittäjälle.

9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Apteekki käsittelee myös muita henkilötietoja EU:n ja ETA -alueen sisällä. Apteekki varmistaa tietosuojan toteutumisen sopimuskumppaneiden kanssa tietosuoja- asetuksen mukaisilla kirjallisilla sopimuksilla. Osa sopimuskumppaneista voi käsitellä tietoja myös EU-/ETA-alueen ulkopuolella esim. Yhdysvalloissa tai Englannissa, jolloin tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinona ovat EU-komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot hävitetään apteekin tietoturvaohjeen /toimintaohjeen mukaisesti.

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu teknisin, tietoteknisin ja hallinnollisin suojakeinoin. Tällaisia keinoja ovat mm. kulunvalvonta, turvallisuusjärjestelmät, suojattu yhteys, palomuuriratkaisut ja riskienarviointi ja -hallinta. Lisäksi asiakasrekisterin tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisella salasanalla ja käyttäjätunnuksella, joiden myöntämistä seurataan. Myös mahdollisesti myöhemmin käyttöön otettava chat -verkkopalvelu on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, joiden myöntämistä seurataan. Kaikki keskustelu välitetään salattua liikennettä pitkin ja keskustelut tallennetaan salattuina. Salauksen voi avata ainoastaan salausavaimella, joka on verkkopalvelun ylläpitäjän hallinnassa.

Sopimuskumppanit ovat huolellisesti valittuja ja heidän kanssaan on tehty henkilötietojen käsittelyn sopimus (DPA).

Tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;
oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);
oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);
oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

12. Evästeet

Eväste(engl. coockie) on pienimuotoista dataa, jonka verkkopalvelin tallentaa kävijän laitteelle. Tämä pieni data lähetetään takaisin palvelimelle. Eväste voidaan tallentaa käyttäjän laitteelle pysyvästi tai se voidaan poistaa palvelun käytön jälkeen.

Kävijä voi valita käytettävät evästeet tai suostumukset sivuille avautuvasta evästykyselystä. Tehdyt valinnat voi milloin tahansa muuttaa sivun vasemmassa alakulmassa olevasta vihreästä napista.

Evästeitä käytetään esimerkiksi, kun halutaan säilyttää käyttäjän tietoja tämän siirtyessä verkkosivulta toiseen. Palvelumme toiminnan kannalta on olemassa välttämättömiä evästeitä ja niitä ei voida poistaa käytöstä, sillä se saattaisi johtaa häiriöön palveluissa. Tällaisia ovat esimerkiksi: kirjautuminen, turvallisuus ja ostoskoritoiminto ja istunnon hallinta.

Evästeiden avulla voidaan kerätä mm. seuraavia tietoja:

käyttäjän IP-osoite

kellonaika

käytetyt sivut

selaintyyppi

mistä verkko-osoitteesta, palvelimelta tai verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut kyseiselle verkkosivulle

Käyttäjän suostumuksesta Verkkoapteekki.fi / Järvenpään Lähiapteekki käyttää lisäksi evästeitä käyttökokemuksen parantamiseen ja mainonnan kohdentamiseen.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja kehittämisen sekä lainsäädännön muutosten johdosta pidätetään oikeus muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.

Ostoskori

Korisi on tyhjä.

Uutiskirjeet

Tietosuojaseloste

ASIOINTI

SUOSITUIMMAT

ASIAKASPALVELU

POHJOLAN VERKKOAPTEEKKI